Deel 1 bracht de koper in kaart. Deel 2 brengt de machine in kaart die de koper gebruikt om aan te besteden. De verdedigingssollicitatielevenscyclus is gestructureerd, gereguleerd en onvergevingsgezind voor leveranciers die improviseren.
De sollicitatielevenscyclus
De defensiesollicitatie verloopt via acht voorspelbare fasen: Sources Sought, Request for Information (RFI), Concept RFP, Definitieve RFP, V&A-periode, Indiening, Bronkeuze en Gunning. Elke fase heeft een ander doel en optimaal leveranciersgedrag.
Sources Sought is marktonderzoek. De koper test of een concurrerende pool bestaat. RFI is dieper marktonderzoek. Concept RFP is de eerste poging van de koper tot een aanbestedbaar document. Definitieve RFP is het aanbestedingsinstrument — Section L vertelt leveranciers wat in te dienen; Section M vertelt evaluatoren hoe te scoren. V&A-periode is gestructureerde verduidelijking. Indiening is het voorstel dat via het aangewezen portaal voor de aangewezen deadline wordt ingediend. Bronkeuze is de evaluatiefase. Gunning is de contractactie.
Section L (Instructies) en Section M (Evaluatiecriteria) lezen
Twee secties van de RFP zijn belangrijker dan de rest gecombineerd. Section L vertelt u wat in te dienen, in welke volgorde, in welk formaat, met welke lengte. Section M vertelt u hoe de evaluatoren het zullen scoren.
De discipline die wint is traceerbaarheid: elk voorstelsparagraaf traceert naar een specifieke Section M-factor of -subfactor, en elk Section M-criterium wordt ergens in het voorstel behandeld.
Het captureplan
Capturemanagement is de gestructureerde pre-RFP-discipline die bepaalt of het voorstel enige kans heeft voordat het schrijven begint. Het captureplan omvat: klantintimiteit, concurrentieanalyse, winthema's, ghosting, waardeproposttie, prijzen-om-te-winnen-analyse en teamingstrategie.
Teaming en onderaanneming
Weinig defensieleveranciers bieden alleen. Teaming-overeenkomsten verdelen werkaandelen, capaciteitsverantwoordelijkheden en exclusiviteit. De keuzeopties zijn prime versus sub — het leiden van de prime draagt het contractrisico, de klantrelatie en de prestatiereferentiekrediet. Onderaanneming vermindert risico maar beperkt de opbouw van prestatiereferenties.
Kernpunt: De RFP-machine is niet ontworpen om de beste leverancier te vinden. Het is ontworpen om de leverancier te vinden wiens voorstel het beste past bij de evaluatierubric, op tijd, zonder verplichte clausule-uitzonderingen, in het opgegeven formaat. De leverancier die optimaliseert voor de rubric wint vaker dan de leverancier die optimaliseert voor de beste te zijn.